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律者网法律顾问工作指引

2016-11-18

第一条 宗旨

为保证律者网提供法律顾问服务的质量,保障公司、企业、企业主、董监高等顾问方对市场风险和法律风险的承受能力和防范化解能力,并使法律顾问工作制度化、规范化,根据《中华人民共和国律师法》等有关法律、法规的规定,制定本指引。

第二条  法律顾问的工作原则

“事前预防为主,事后补救为辅”的原则,以及“工作指导为主,实际承办为辅”的原则,是律者网法律顾问服务的基本工作原则。

律者网及顾问律师秉承“无讼”的终极目标,主要以非诉讼的服务方式,运用专业的法律知识帮助顾问方办理非诉讼法律事务,同时保证办理法律事务的准确性、真实性与合法性,从而达到预防纠纷,减少或避免诉讼的目的。

第三条 法律顾问的种类

律者网提供法律顾问的种类包括常年法律顾问和专项法律顾问两种。常年法律顾问是指顾问方在较长时间内聘请的法律顾问,具有服务的经常性和服务内容的多项性、综合性等突出特点。专项法律顾问是指顾问方为完成或处理某项法律事务而临时聘请的法律顾问,具有服务时间短暂和服务内容单一的特点。

第四条  法律顾问的业务范围

法律顾问的业务范围主要包括为顾问方就有关法律问题提供意见,草拟、审查法律文书,参加顾问方对外商务谈判,参加顾问方内外部会议,以及办理顾问方委托的其他法律事务。具体如下:

1、顾问方常见法律问题的咨询和建议;

2、参与起草、修订顾问方的合同管理制度,规范合同的管理与使用;

3、参与合同谈判,制定谈判策略与方案,起草和审定商务合同;

4、参与起草、修订顾问方的人事管理制度,规范员工的招聘、培训、福利等劳动人事管理;

5、为顾问方起草其他规章制度、条例或法律性文书,以起到增强顾问方本身素质、使经营活动符合法律要求、内部管理纳入法制轨道的作用;

6、为顾问方起草、审查经济合同、劳动用工合同,预防合同纠纷的发生;

7、对顾问方管理层进行法律辅导,增强管理人员的法律意识;

8、对顾问方员工进行法律培训,提高员工的法制意识,保障顾问方规章制度得到贯彻执行;

9、对新注册顾问方的工商登记资料等法律文件进行起草、审核;

10、对顾问方的商标注册、专利申请等与知识产权相关的法律文件进行审核,为相关法律事务提供律师建议;

11、对涉及顾问方工商管理和税收法规等法律事务提供指导;

12、对顾问方重大经营决策提出法律意见,重大项目进行法律分析论证;

13、对顾问方的法人治理结构(包括董事会结构、股东会结构、监事会结构)的合法性提供律师建议;

14、参与顾问方的合并与分立活动,对其法律可行性和操作性进行论证,具体的法律文件的起草、审订,参与整个活动的谈判和监督执行;

15、参与顾问方的招标投标活动,参加项目谈判,对招标投标活动出具法律意见书以及制作项目标书;

16、参与顾问方的股份制改造或资产重组,出具法律意见书和起草、审核相关法律文件;

17、参与顾问方收购与反收购,配合顾问方进行法律论证分析,起草审核相关法律文件并处理相关法律事务;

18、参与融资租赁、资产转让等其他重要经济活动,处理相关法律事务。

19、为顾问方(自然人)提供在合法范围内的私人法律顾问服务,包括但不限于职业风险规避、财富风险控制、婚姻家庭法律事务咨询、投融资尽职调查和风险控制等。

20、其他法律顾问服务。

第五条  顾问方的权利与义务

顾问方有权对律者网及服务律师提供的顾问服务予以监督和建议,有权实时了解工作进展和结果。

顾问方应就其所为的民事行为,所提供的法律事实及证据、文件的真实性承担法律责任。

第六条  顾问律师的权利与义务

顾问律师应就其所提供的法律意见的合法性承担法律责任。

顾问律师在完成法律顾问工作中,应依法维护顾问方的合法权益,遵守诚信原则,在授权委托范围内,依法独立提供法律服务。

顾问律师,有权拒绝顾问方要求为其违法行为及违背事实、违背律师职业道德等的事项提供服务,有权拒绝任何单位、个人的非法干预。

顾问律师应对其提供法律服务过程中接触、了解到的国家秘密、商业秘密、不宜公开的情况及个人隐私负有保密的义务。

顾问律师应当建立为顾问方服务的工作日记,原则上做到一次一记,一事一记。

顾问律师应对顾问方实行一户一卷,办理具体的法律事务,要一事一档。

第七条  法律顾问的工作流程

顾问律师受聘担任法律顾问前,应对顾问方的资信进行初步调查,调查内容包括但不限于了解主要了解顾问方的基本情况、运营状况、管理架构、部门结构、业务流程等。

业务受理:接受顾问方的相关咨询,合同的审查,商务谈判,参加会议等相关法律事务;

提供服务:接受顾问方的相关业务后,按照受理业务的不同种类,提供相应的法律服务;

记录归档:对于提供的法律服务应及时记录按照法律服务的类型分别进行总结、记录和归档;

年终总结综合评价:总结年度服务情况,要求顾问方对服务质量和工作方法做出综合评价;同时就顾问方的现状提出专业的整体评估。与顾问方协商制订下年度的服务计划,签订下一年度法律顾问的续约合同。

第八条  法律顾问的工作方法和主要工作内容

1、制作相关法律文书。顾问律师在提供法律顾问服务的过程中,应当根据不同的法律服务内容将制作不同的法律服务文书。

(1)根据法律服务方式的不同,顾问律师法律文书分为建议性法律文书、说明性法律文书、请示性法律文书、记录性法律文书。

建议性法律文书指提供律师建议的法律文书;

说明性法律文书指对特定问题提供说明的法律文书;

请示性法律文书指需要顾问方认可,予以回复的法律文书;

记录性法律文书指对法律服务状态或过程进行记录的法律文书,主要用于备案。

(2)根据法律服务事项的不同,顾问律师法律文书有《法律意见书》、《风险提示》、《律师建议》、《法律速递》。

《法律意见书》主要针对合同、法律文件、其他法律事项涉及的法律问题提供法律分析、修改意见、风险提示、解决方案、律师建议等提供的建议性常用法律服务文书。一般情况下,《法律意见书》是一种被动性文书。

《风险提示》主要是在顾问方涉及的法律事项不适合出具法律意见书,或者仅需对某种法律风险做出特别提示的情况下,出具的风险提示法律服务文书。《风险提示》是一种主、被动性文书。

《律师建议》是顾问律师服务过程中,发现顾问方存在的某种普遍或具有一定代表性的事件,而提供律师建议,用于提示顾问方防范某种普遍行为。《律师建议》是《法律意见书》服务事项的延伸,是一种主动性文书。

《法律速递》是顾问律师提供给顾问方,对顾问有影响的新法律、法规、规章、或政策信息。《法律速递》是一种主动性文书。

2、对法律服务工作进行记录或备案。律师提供法律服务的过程中应当按照下列方法详细地对服务内容、程序及相关建议或处理结果进行记录。

(1)《工作日志》。《工作日志》是顾问律师服务事项的简单记录,按照日期记录。

(2)《法律顾问服务记录》。《法律顾问服务记录》是顾问律师服务过程中,根据服务事项填写的记录性表格,表明服务内容、律师意见等主要事项。

(3)《法律咨询服务记录》。《法律咨询服务记录》是顾问律师对于顾问方口头或电话咨询事项填写的记录性表格。

(4)《会议纪要》。《会议纪要》是顾问律师参与顾问方召开的会议或者顾问律师与顾问方进行法律服务事项会谈时,制作的记录性法律服务文书,会议纪要按照固定格式制作和管理。

3、对法律类文件进行审查。顾问方签订的合同、对外发布的广告文稿、宣传资料、招标投标文件、内部管理规章、规范性文件等涉及法律问题的文件在签署前,顾问律师应当进行审查。

顾问律师审查法律类文件,在明确相关信息和顾问方的要求后,根据不同情况作出以下处理:

(1)提供《法律意见书》;

(2)对于提供电子文档的文件,在合同中以修订格式直接修改,并填写《法律顾问服务记录》;

(3)对于加急审查文件,无法制作《法律意见书》的,在合同中直接予以修改,并填写《法律顾问服务记录》;

(4)对于简单合同,无须出具《法律意见书》,由顾问律师口头作出修改答复,并填写《日常法律咨询记录》。

顾问律师审查法律类文件应当恪守律师职业道德和执业纪律,以事实为依据,以法律为准绳,勤勉尽责、高效快捷。

顾问律师审查法律类文件应当以顾问方提供的合同文本及其他材料,结合具体经办人提供的信息为依据,严禁以主观想象、臆造、假设、推测有关情况作为审查依据。

顾问律师审查法律类文件,若认为必要或应顾问方要求,可制订规范性文件,如固定合同范本、内部规章等,经认可后进行推广使用。

顾问律师审查法律类文件,若认为有关事项重大、情况复杂,可提议召开专项讨论会或座谈会,根据讨论会或座谈会结果提供律师审查意见或法律方案等。

顾问律师审查法律类文件应当确定具体联系律师姓名及联系方式,以便文件具体经办人或经办部门能够及时联系律师进行沟通。同时对审查文件应保存归档备查。

4、参与商务谈判及磋商。顾问律师应当参与顾问方的商务谈判及磋商,维护顾问方的合法权益,在法律许可范围内为顾问方争取利益最大化。

顾问律师在谈判前应当了解谈判事项、谈判对方基本情况、谈判进行程度、谈判分歧、谈判进程计划等。相关情况不清楚时,律师应当与具体经办人核实相关情况。必要时,律师可以对谈判对方基本情况、资信状况予以调查。

顾问律师参与谈判事宜,只针对谈判涉及法律问题提供律师意见,从法律合法性角度把握谈判,不得对顾问方经营活动进行不适当干预。顾问律师根据谈判事项的差异,可以采用以下方式处理:

(1)由顾问律师对谈判事项提供《法律意见书》,由顾问方具体经办人根据顾问律师的意见与对方进行磋商谈判。

(2)纯法律事务谈判,应顾问方要求由顾问律师单独与对方进行谈判。由顾问律师单独进行的谈判,顾问律师应当将谈判结果及时反馈给顾问方,对谈判情况提供律师意见供顾问方决策参考,并根据顾问方意见进行下一步谈判或制定相关协议文本。

(3)综合性谈判,由顾问律师会同顾问方相关部门共同参与谈判,顾问律师同顾问方各部门按照谈判内容进行分工合作,顾问律师应当对整个谈判的法律问题进行综合考虑,并对整体谈判法律问题提供律师意见供顾问方参考。

(4)由顾问方人员进行的谈判,顾问律师应当对有关情况及时予以了解,根据谈判结果提供新的律师意见;

(5)对方聘请律师参与的谈判,顾问律师应当直接参与。

顾问律师应当在每次谈判后对谈判过程涉及的新法律问题进行法律论证,适当调整谈判方案,为进一步谈判作好准备,必要时,可提请顾问方召开协调会,对谈判情况进行通报、研讨,并就进一步谈判确定谈判方案。每次谈判主要分歧涉及法律问题的,律师对于顾问方能否做出让步,以及让步的方式提出律师建议。律师建议以《法律意见书》或《律师建议》形式提出。

重大谈判前顾问律师应当进行法律可行性论证,确定谈判方案,并就谈判有关事项与顾问方进行沟通,取得共识或确定谈判工作原则。

顾问律师在谈判结束后,应当根据谈判结果制作《风险提示》,对合同履行过程中应该注意问题予以提示。

顾问律师根据谈判需要,可建议顾问方对谈判中的专业问题咨询或聘请其他专业机构或专业人士提供服务。

5、参加顾问方的会议。顾问律师参加顾问方会议目的在于:了解运作情况、工作计划和安排,便于顾问律师开展法律服务工作,制定律师服务计划和确定服务方式,同时对会议议题涉及的法律问题提供律师意见,避免法律风险。

顾问律师参加顾问方会议应当恪守律师职业道德和执业纪律,严守顾问方商业秘密。顾问律师参加顾问方会议应当就涉及的法律问题进行发言,对于确有法律障碍的事项,根据不同情况提出律师建议:

(1)针对顾问方的方案提出律师修改意见,并说明理由;

(2)原定操作方式不符合法律规定,但有其他合法方式,顾问律师了解顾问方实际目的后,设计合法性方案;

(3)涉及事项属于违法事项,顾问律师应当对违法性及违法后果予以说明;必要时,顾问律师应当制作《风险提示》或紧急情况反映;

(4)顾问律师参加顾问方的会议,认为讨论事项涉及重大法律问题,需要进一步法律论证的,可以提议在会后进行法律论证,待法律论证后向顾问方提交《法律意见书》。

顾问律师参加顾问方会议应当制作《会议纪要》,归档备查。

6、组织法律培训与指导。为从整体上提高顾问方员工的法律素养和意识,结合顾问方自身情况,对在顾问方运行中涉及的专项问题,举行法律培训和讲座。

根据顾问方实际情况的需要,可以采用定期或不定期的方式进行法律培训及讲座。顾问律师进行法律讲座及培训应当注重以下几方面:

(1)针对需培训的对象的实际情况出发进行培训,作到有的放矢;

(2)培训的内容应当紧密的结合顾问方的实际情况,使培训内容与实际相结合;

(3)培训的方式的适当化;

(4)培训内容的合法化、程序化;

(5)培训用语的通俗化、案例化;

(6)注重培训结果,定期回访。

7、规范顾问方各类合同文本。根据顾问方的实际情况,顾问律师对于顾问方经常采用的合同可以进行格式化、规范化,以达到减轻及防范风险的目的。

顾问律师担任法律顾问期间应及时收集顾问方各类合同文本,并结合顾问方的实际情况,从法律的专业角度进行分析研究,规范合同的各项要件,对原合同中欠缺之处加以修改和审定,协助制定标准的合同文本。

顾问律师规范各类合同文本应当注重以下方面:

(1)集思广益、多方位收集顾问方的常用文本,做到不遗漏、不缺失;

(2)结合顾问方的实际情况出发,以法律为依据对顾问方的合同进行格式及规范使之标准化;

(3)了解顾问方的需要,根据需要对合同文本的条款进行修改和规范,从文本上满足和解决顾问方的需要解决的问题。

(4)建立合同管理制度,合同管理制度是防范风险的基础性制度。其主要作用在于事前防范与事中控制,辅助作用是事后补救。该制度的作用将体现在合同缔约准备、审核签订、依约履行、争议处理和违约救济等方面。合同管理制度的内容主要包括:合同管理机构的设置与职责,合同基础资料管理,合同模版、合同签订,合同履行,纠纷处理,监督检查与奖惩。依照合同管理制度,将使顾问方职员在合同范本使用、授权委托、公章(合同专用章)的使用、合同评审、合同纠纷预警、合同纠纷处理、合同管理统计和合同监督检查等细节方面有章可循。

8、完善顾问方的相关规章及制度。顾问律师应协助顾问方,在内部管理过程中把经济手段、行政手段最大限度地上升为法律手段,从而提高管理水平,促进顾问方工作秩序化、规范化、合理化,为顾问方建立、健全各项规章制度。

顾问方内部规章制度种类繁多,概括起来主要是:

(1)基本制度。这是指顾问方的根本性制度,如股东会、董事会、职工代表大会制度、董事(经理)工作制度及各项民主管理制度等。

(2)专项工作制度。这是指顾问方有关生产技术、经营管理及思想政治工作等专项工作制度。主要包括:计划管理制度、市场经营工作制度、生产管理制度、技术工作和技术管理制度、劳动人事管理制度、物资供应管理制度、经济核算和财产管理制度、生活福利事业管理制度、政治工作制度等。

(3)责任制度。这是指规定顾问方内部各组织及各类人员的工作范围、应负的责任以及拥有的权利的制度。责任制度已经发展成为顾问方内部已承包为主的多种形式的经济责任。顾问方内部规章制度的起草审查工作,应由顾问方有关专业管理部门与顾问方法律顾问分工配合进行。一般情况下,可以由有关管理部门负责草拟本专业方面的规章制度,由顾问律师负责对该规章制度合法性的审查。

顾问律师在担任法律顾问期间应当通过对顾问方总体架构运行情况的熟悉,逐步找出其中的弊端,寻求完善的方案,充分调动顾问方各单元的活力;补充完善顾问方的上述各项规章制度,制定切实有效的激励约束机制,寻求效益最大化。

顾问律师完善顾问方的相关规章及制度应当以法律为准绳,确保顾问方的相关规章及制度的合法化。

第九条  顾问合同

顾问律师应当与顾问方签订顾问合同。

顾问期内因一方原因解除顾问合同的时,双方应签订解聘协议,妥善处理后续事宜。

顾问合同期满或终止前,顾问律师应当主动就是否续签顾问合同征询顾问方意见,若顾问方有意续签,应及时就续签条件进行协商,以保证顾问服务的连续性。

顾问合同期满或事项完成后,顾问律师应及时写出总结报告,以书面形式提交给顾问方。

第十条  其他

本工作指引适用于与律者网及法律服务团队签订的所有法律顾问合同,自发布之日起有效,解释权归律者网所有。